 |
|
|
LƯU Ý: Trình bày một email cũng quan trọng như “ăn mặc đầy đủ” và phù hợp khi đi phỏng vấn. |
|
Ngày nay, việc gửi hồ sơ ứng tuyển qua email đã trở nên rất phổ biến với các công ty và tổ chức. Tuy nhiên, rất nhiều ứng viên chưa biết cách trình bày nội dung một email sao cho chuyên nghiệp. Để giúp hồ sơ ứng tuyển của bản thân “đạt tiêu chuẩn” (cho dù mới chỉ là “hình thức”), các ứng viên cần lưu ý những điểm sau đây.
Trước hết, chúng ta hãy nhìn vào hình minh họa về cấu trúc một email. Đây là hình từ Outlook Express, tuy nhiên các nguyên tắc cũng được áp dụng khi bạn dùng bất cứ chương trình nào để soạn email.
 |
| Các phần cần có trong nội dung của một email gửi hồ sơ ứng tuyển (hồ sơ tuyển dụng) |
Sau đây là một số lời khuyên vắn tắt về cách trình bày nội dung đối với các phần cơ bản trong một email. Các ví dụ trong bài viết này được viết nghiêng cho dễ phân biệt; tuy nhiên trong email gửi nhà tuyển dụng, ứng viên nên dùng cách trình bày thông thường (regular). Đây là bài viết mang tính hướng dẫn về nguyên tắc; trong thực tế, ứng viên cần rà soát lại nội dung để email được ngắn gọn, súc tích, tránh lặp lại một cụm từ (ví dụ “tuyển dụng”) quá nhiều lần.
Thông tin ở mục Subject (Chủ đề) của email
Để thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu hồ sơ tuyển dụng, ứng viên nên tuyệt đối tuân thủ hướng dẫn được đăng trên Thông báo tuyển dụng. Nếu Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu gì cho mục Chủ đề của email, ứng viên nên ghi như sau ở mục này: “Ho va ten – Ho so ung tuyen vi tri ABC”
Ví dụ: Nguyen Van Tuan – Ho so ung tuyen – Truong phong kinh doanh
Việc ghi tiếng Việt không dấu ở mục Subject là nên làm, vì nhiều chương trình email không hiện dấu tiếng Việt ở mục này.
Khu vực 1: Địa chỉ người nhận
Trong phần này, ứng viên nên ghi rõ địa chỉ nơi nhận (hay người nhận, người phụ trách tuyển dụng) email, bao gồm họ tên, chức danh (hay phòng ban – tùy theo thông tin có từ Thông báo tuyển dụng), địa chỉ gửi thư, số điện thoại, email. Việc ghi thông tin chi tiết ở mục này vừa để thể hiện tính chuyên nghiệp, vừa để lưu trữ thông tin cho chính bản thân ứng viên.
Ví dụ:
Kính gửi: Phòng Nhân sự
Công ty CP Xuất nhập khẩu ABC
Số *** , phố *********, quận ****, Hà Nội
Điện thoại: 04 - ********; email: *****@*****.com.vn
Khu vực 2: "Mở bài"
Trong phần này, ứng viên nên viết một vài câu mang tính chào hỏi (xã giao), đề cập đến vị trí đang tuyển. Về nội dung cụ thể, tùy theo phong cách của ứng viên và bối cảnh liên quan (ngành, nghề, văn hóa vùng miền, v.v).
Ví dụ:
Thưa Quý công ty,
Qua thông tin tuyển dụng đăng trên trang web www.dtkconsulting.com, tôi được biết Quý công ty đang tìm các ứng viên cho vị trí Trưởng phòng mua hàng, làm việc với một công ty nước ngoài, có trụ sở tại Khu công nghiệp Bình Xuyên, Vĩnh Phúc.
Khu vực 3: "Thân bài"
Trong phần này, ứng viên nên viết vài dòng giới thiệu về nghề nghiệp và kinh nghiệm liên quan của bản thân.
Ví dụ:
Là một cử nhân kinh tế với trên 8 năm kinh nghiệm, trong đó có trên 5 năm phụ trách công việc mua hàng tại các công ty sản xuất, sau khi nghiên cứu kỹ Thông báo tuyển dụng, tôi nhận thấy mình là một ứng viên có độ phù hợp cao đối với vị trí Trưởng phòng mua hàng mà Quý công ty đang tuyển dụng. Vì vậy, tôi xin gửi kèm theo email này bộ hồ sơ tuyển dụng, bao gồm các tài liệu, văn bản mà Quý công ty yêu cầu trong Thông báo tuyển dụng.
Khu vực 4: "Kết luận"
Trong phần này, ứng viên cần “kết thúc” nhanh gọn email. Ứng viên có thể diễn đạt sự tin tưởng về năng lực của mình, bày tỏ sự cảm ơn đối với nhà tuyển dụng sẽ dành thời gian đọc, nghiên cứu hồ sơ và “chào tạm biệt”.
Ví dụ:
Trong trường hợp Quý công ty cần thêm thông tin hoặc tôi được sơ tuyển, Quý công ty có thể liên hệ với tôi theo các chi tiết liên lạc trong chữ ký email. Xin cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian đọc và tìm hiểu về hồ sơ của tôi.
Trân trọng.
Khu vực 5: Địa chỉ người gửi
Ứng viên nên tạo và đính kèm chữ ký email ở cuối mỗi email để người nhận tiện sử dụng, lưu trữ. Chữ ký email có thể được tạo trong một chức năng của chương trình soạn thảo email, hoặc lưu trong một email phác thảo (Email draft), hay file khác, tùy thói quen của ứng viên. Chữ ký email cần bao gồm các chi tiết sau:
- Họ và tên
- Địa chỉ gửi thư (mailing address)
- Số điện thoại cầm tay, điện thoại bàn
- Địa chỉ email
Địa chỉ gửi thư có thể là địa chỉ nơi ở hiện tại hay đang học (nếu là sinh viên). Ứng viên không nên dùng địa chỉ công ty nơi mình đang làm việc cho email gửi hồ sơ ứng tuyển. Điều đó có nghĩa là trong giai đoạn đang “tích cực tìm việc”, ứng viên cần tạo một chữ ký email riêng, dành cho việc gửi hồ sơ ứng tuyển. Dòng trên cùng của chữ ký email nên là một “đoạn thẳng” phân cách, bằng nét liền hay “gạch gạch”, dài bằng chiều ngang của chữ ký email.
Ví dụ:
------------------------------------------------------
Đào Trọng Khang
Số 26 ngõ 140 Nguyễn Xiển, Thanh Xuân, Hà Nội
Mobile: 090 *******; Tel: 04 – 3552****
Email: dtkhang****@gmail.com
"Khu vực 6": Những thông tin không nên đưa vào cuối email
Một số cá nhân có sở thích tạo một hay một vài khẩu hiệu (slogan), các trích dẫn (quotes) và các biểu tượng (emocon) ở cuối email cá nhân. Tuy nhiên trong email gửi hồ sơ tuyển dụng, ứng viên không nên kèm theo các chi tiết này.
Một vài lời khuyên khác
1- Ứng viên không nên dùng địa chỉ email tại nơi đang làm việc (email công ty) để gửi hồ sơ tìm việc. Một vài lý do: Vi phạm quy tắc của công ty; việc đi tìm việc của ứng viên (là kế hoạch cá nhân) có thể bị công ty biết và ảnh hưởng đến “lộ trình công danh” (career path).
2- Để thuận tiện cho việc biên tập và trình bày, ứng viên nên soạn email trong Word (hay phần mềm soạn thảo văn bản khác) và nên cách các mục (paragraph) với khoảng cách 6 points (khoảng một nửa độ cao của phông chữ được sử dụng trong email). Sau khi hoàn thiện thì copy sang chương trình soạn thảo email.
3- Ứng viên nên trình bày (biên tập lại) email của mình trong một (01) trang màn hình!
4- Các văn bản, tài liệu gửi kèm nên được đặt tên tệp theo dạng thức “Ho va ten – loại van ban” (như “Ho va ten – CV” hay “Ho va ten – Thu ung tuyen”) để nhà tuyển dụng có thể lưu trực tiếp trong hệ thống và tiện tra cứu sau đó. Ứng viên nên tránh đặt tên tệp chỉ là “CV” hay “Thu ung tuyen”!
-----------------------
Những điểm đúc kết trên xuất phát từ kinh nghiệm và quan điểm của một nhà tư vấn về quản trị nhân lực, đã làm việc nhiều năm ở khối tổ chức phi chính phủ quốc tế và doanh nghiệp nước ngoài cũng như doanh nghiệp dân doanh. Nếu cần tìm hiểu thêm, các ứng viên có thể đọc các bài viết liên quan về chủ đề chuẩn bị hồ sơ trên website www.dtkconsulting.com, hoặc trao đổi trên trang Facebook của DTK Consulting.
DTK Consulting, 10/11/2012
|
