|
|
Cảnh một buổi tọa đàm chuyên đề do sinh viên tổ chức tại quán cà phê: Tọa đàm “Chia sẻ kinh nghiệm viết CV và tham gia phỏng vấn”, 26/01/2013 |
|
Để chuẩn bị tốt cho con đường sự nghiệp sau khi tốt nghiệp đại học, cao đẳng hay trường trung cấp chuyên nghiệp, sinh viên rất cần tích lũy các kỹ năng mềm, trong đó có kỹ năng tổ chức các sự kiện, như tọa đàm, hội thảo chuyên đề. Trong bài viết sau, bạn Nguyễn Kim Ngân, sinh viên ngành Tài chính-Ngân hàng trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, cựu học sinh K43 Văn trường THPT Chuyên Đại học Sư phạm, chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện dưới dạng một tọa đàm chuyên đề. Giám đốc DTK Consulting và một đồng nghiệp nghề Nhân sự đã là Diễn giả cho Tọa đàm này và đã đề xuất bạn Ngân “chắp bút” để chia sẻ kinh nghiệm cùng các bạn sinh viên quan tâm. Xin cảm ơn bạn Ngân về sự chia sẻ. Sau đây là bài viết của bạn Nguyễn Kim Ngân.
Là một sinh viên năng động, có lẽ không ít lần các bạn đã được tham gia những tọa đàm, những hội thảo hay những talkshow chia sẻ kinh nghiệm, quan điểm, suy nghĩ về nhiều vấn đề trong xã hội. Có một điều đặc biệt là rất nhiều những sự kiện đó được tổ chức bởi chính những sinh viên, những người vẫn đang ngồi trên ghế nhà trường thực sự quan tâm và mong muốn được chia sẻ, được lên tiếng góp phần xây dựng xã hội tốt đẹp.
Tôi cũng là một sinh viên vừa tham gia tổ chức một tọa đàm nho nhỏ. Quả thật, đứng trên quan điểm và trải nghiệm của một sinh viên năm nhất, lần đầu tiên tổ chức một sự kiện mang tính chất “formal” như thế tôi đã vấp phải không ít những khó khăn, những bỡ ngỡ. Vì vậy, viết bài viết này, tôi mong muốn có thể chia sẻ những kinh nghiệm ít ỏi của mình trong việc tổ chức sự kiện.
|
Một số bạn trẻ tham gia Tọa đàm và các diễn giả. Ảnh chụp sau Tọa đàm “Chia sẻ kinh nghiệm viết CV và tham gia phỏng vấn”, được tổ chức bởi hai tổ chức: TẬP HUẤN PROV - Khóa học nâng cao khả năng quản lý dự án xã hội và TỔ CHỨC A4F - Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực phát triển bền vững, vào tối 26/01/2013 tại TheO Coffee (số 22 ngõ 80 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội). Link tới trang thông tin về sự kiện trên Facebook: Link. |
Làm bất cứ việc gì cũng cần phải có mục đích và ý tưởng. Bạn cần phải biết mình muốn gì. Sự kiện của bạn là để làm gì (sự kiện chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ quan điểm, suy nghĩ hay là một sự kiện ngoài trời tổ chức vui chơi, tìm hiểu cuộc sống…), hướng tới đối tượng nào (học sinh, sinh viên,….), và bạn muốn tổ chức nó như thế nào (hội thảo, talk show, cuộc thi…)? Một khi đã xác định rõ được điều mình muốn làm thì việc thực hiện nó sẽ chỉ là vấn đề thời gian, nếu như bạn thật sự tâm huyết với ý tưởng của mình.
Có mục tiêu, ý tưởng là một chuyện còn có thực hiện được mục tiêu, ý tưởng đó hay không lại là một chuyện khác. Tôi muốn nói đến tính khả thi trong việc đưa ra ý tưởng. Xác định rõ nguồn lực mà bạn đang có là một trong những bước quan trọng, quyết định đến nội dung, quy mô cũng như tính chất của sự kiện bạn sẽ tổ chức. Nguồn lực ở đây bao gồm các yếu tố như tài chính, cơ sở vật chất, các mối quan hệ, kỹ thuật, nhân lực…. Bạn không thể tổ chức môt chương trình ca nhạc ngoài trời với hơn 1000 người tham gia nếu như bạn không có mối quan hệ với giới ca sĩ, nhạc sĩ, không xin được đủ tài trợ hay nguồn nhân lực của bạn chẳng ai biết về mảng truyền thông. Ước mơ, mục tiêu cần phải khả thi, sát với tiềm lực sẵn có (có thể có) của bản thân.
Khi ý tưởng phù hợp với năng lực, tức là sự kiện bạn định tổ chức, mục tiêu bạn đặt ra cho mình được xác định là khả thi, bạn cần có một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ cho những việc bạn cần làm sắp tới. Trước sự kiện, trong sự kiện, và sau sự kiện cần phải làm những gì. Các công việc cần phải được liệt kê cụ thể, có phân công và đưa ra thời hạn một cách rõ ràng. Làm một timeline (lịch thời gian) chi tiết cần phải có những tính toán sao cho thật khoa học, hợp lý. Ví dụ như khi nào thì bắt đầu tuyên truyền cho sự kiện cũng là một trong những vấn đề đau đầu. Nếu tuyên truyền quá sớm, sự kiện của bạn có thể bị loãng và dễ dàng bị lãng quên trước khi nó bắt đầu. Nhưng nếu tuyên truyền quá muộn, hãy cẩn thận với số lượng người có thể biết đến và tham gia sự kiện.
Bạn cũng phải luôn luôn chú ý và lường trước đến những “tai nạn” bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra những kế hoạch dự phòng. Không thể để cho buổi biểu diễn ca nhạc của bạn bị đổ bể vì mất điện bất ngờ, hay sự cố trục trặc do mic hỏng, máy chiếu có vấn đề……
Trên đây là một số kinh nghiệm nho nhỏ của cá nhân tôi đã tự mình rút ra sau lần tổ chức Tọa đàm “Chia sẻ kinh nghiệm viết CV và tham gia phỏng vấn”. Rất mong với những chia sẻ này của mình, tôi có thể giúp các bạn một phần nào đỡ bỡ ngỡ hơn trong những lần tổ chức sự kiện của riêng các bạn!
Nguyễn Kim Ngân
Sinh viên ngành Tài chính-Ngân hàng
Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội
DTK Consulting, 21/02/2013
|