Làm thế nào để có một bộ hồ sơ tìm việc chuyên nghiệp, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tăng khả năng được shortlist và mời đi phỏng vấn? Trong bài viết này, Giám đốc DTK Consulting chia sẻ những kinh nghiệm rút ra từ thực tế hơn 14 năm làm công tác tuyển dụng cho các tổ chức quốc tế và các loại hình doanh nghiệp, dành cho các ứng viên, đặc biệt là các bạn thanh niên, tham khảo.
Trong phạm vi Chương trình 1000 doanh nhân truyền kinh nghiệm cho thanh niên qua E-learning, tôi đã có dịp giảng bài trong video học liệu của môn “Kỹ năng phỏng vấn để thành công” do Chương trình Cử nhân trực tuyến TOPICA thực hiện. Tôi đã chia sẻ rất nhiều điểm mà bản thân rút ra từ thực tiễn sau 13 năm làm việc liên quan đến tuyển dụng. Trong chương trình học, có phần học viên tự chuẩn bị hồ sơ tìm việc (Curriculum Vitae - CV) và trao đổi với nhau để rút kinh nghiệm, hoàn thiện CV.
Khi có thời gian, tôi đã vào Diễn đàn của môn học (chương trình) để đưa ra các lời nhận xét. Tuy nhiên, hẳn tôi sẽ không có đủ thời gian để trả lời chi tiết cho mọi học viên. Do vậy, tôi viết ra những ý chính dưới đây (gói gọn trong 10 điểm) để chia sẻ với các bạn thanh niên cách thức hoàn thiện bản CV của mình. Các cá nhân đã đi làm cũng có thể tham khảo (vì rất nhiều ứng viên đã đi làm 4-5 năm vẫn chưa biết cách trình bày và gửi hồ sơ một cách chuyên nghiệp).
Các ứng viên hãy coi đây như một danh mục kiểm tra (checklist).
1) Bạn đã hiểu rõ về công việc mình đang ứng tuyển chưa?
Khi đã hiểu rõ về công việc thì bạn có thể chỉnh sửa (customise) CV sao cho phù hợp và gây ấn tượng với Nhà tuyển dụng -NTD). Thông tin về công việc thường được cung cấp trong thông báo tuyển dụng, tuy nhiên sẽ có một số điểm bạn phải tự tìm hiểu thêm. Sau đây là vài điểm chi tiết:
- Chức danh công việc
- Tên công ty, lĩnh vực kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, quốc tịch của doanh nghiệp, quy mô và lịch sử doanh nghiệp
- Địa điểm làm việc chính của vị trí bạn đang dự tuyển; trụ sở chính của công ty (có thể là một nơi khác).
2) Bạn đã tập trung trình bày các điểm chính về kinh nghiệm, kỹ năng, thành tích liên quan đến công việc bạn đang dự tuyển chưa?
Với mỗi vị trí khác nhau, bạn nên sắp xếp thứ tự các điểm trong “hành trang“ của mình một cách thích hợp, theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ bạn có bằng cử nhân Kế toán và bằng cử nhân Anh ngữ. Như vậy, nếu bạn đang ứng tuyển vào vị ví Kế toán thì trong phần Học vấn, bạn nên đưa chi tiết “Tốt nghiệp Đại học XYZ năm NNNN ngành Kế toán” lên phía trên.
Tuyệt đối không nên “lười” đến mức chỉ dùng một phiên bản duy nhất của CV cho mọi vị trí. Bạn cứ hình dung cách ăn mặc của chúng ta cũng phải thay đổi theo bản chất sự kiện.
3) Bạn đã dùng ngôn ngữ phù hợp cho hồ sơ chưa?
Bạn nên có hai phiên bản tiếng Việt và tiếng Anh. Với công ty Việt Nam, bạn chỉ cần gửi phiên bản tiếng Việt. Tuy nhiên, với công ty nước ngoài, bạn nhất thiết phải gửi hồ sơ bằng tiếng Anh (trừ trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của Thông báo tuyển dụng) và có thể gửi thêm phiên bản tiếng Việt (các cán bộ nhân sự người Việt sẽ “thích” đọc phiên bản này hơn khi sàng lọc hồ sơ).
4) Bạn đã hài lòng với hình thức tổng thể của hồ sơ chưa?
Hãy coi bản CV như một tác phẩm nghệ thuật, dẫu nó chỉ là một bản in đen trắng. Bạn hãy để ý xem các mục, các tiểu mục… có được trình bày cân đối, hài hòa không? Ở đây không có tiêu chí tuyệt đối, tuy nhiên cách thức trình bày bản CV cũng thể hiện phần nào sự sáng tạo của bạn.
5) Bạn có cho rằng độ dài CV của mình là phù hợp?
Bạn nên giới hạn độ dài CV ở tầm 2-3 trang. Không nên để nội dung CV chỉ vẻn vẹn trong 1 trang, dù là bạn mới ra trường. Cũng không nên đưa vào nhiều chi tiết quá để CV dài quá 3 trang (nếu cần, hãy áp dụng hình thức Phụ lục). Có thể chỉnh qua việc dùng font, lề, cách dòng thích hợp.
6) Bạn có cho rằng mình đã trình bày các nội dung chính một cách khoa học?
Điều này có nghĩa là các đề mục chính, các tiểu mục cùng loại cần được áp dụng cùng một dạng thức (font chữ, kích thước, khoảng cách từ lề trái …) Ngoài ra, cách dùng từ, đặc biệt nếu dùng tiếng Anh, cần “đồng bộ” (trong tiếng Anh là “parallel”). Ví dụ, nếu bạn mô tả các trách nhiệm công việc tại một vị trí nào đó trong quá khứ mà bạn muốn bắt đầu các ý bằng phân từ hai của động từ tiếng Anh thì cần dùng nhất quán trong toàn bộ tài liệu, hay ít nhất cho phần liên quan đến công việc đó. Vậy bạn sẽ cần dùng dạng thức như: Managed…, Monitored…, Supported…, Liased with… Bạn cũng có thể dùng dạng thức khác (bắt đầu bằng các động tính từ như: Managing…, Monitoring…, Supporting… song phải nhất quán!)
Bạn cũng nên đặt tên cho các file trong bộ hồ sơ một cách khoa học, để Nhà tuyển dụng có thể sử dụng các tên file đó luôn. Ví dụ, bạn nên đặt tên file CV của bạn là “Nguyen Van A - CV.doc”, thay cho việc chỉ dùng “CV.doc”. Các tài liệu khác cũng vậy, nên có tên bạn và ghi tắt loại hồ sơ, ví dụ “Nguyen Thi B – Chief Acc Certificate.jpg”
7) Bạn đã đính kèm một ảnh phù hợp chưa?
Bạn nên sử dụng loại ảnh dùng cho hộ chiếu (4x6cm). Cần resize ảnh nhỏ đi và đính vào CV, hoặc gửi kèm theo file CV (nhớ đề tên file cho rõ, ví dụ “Nguyen Van A - Photo.jpg”).
Một số tổ chức phát triển có thể không có nhu cầu nhận ảnh trong hồ sơ (CV), tuy nhiên nếu bạn nộp hồ sơ vào khối doanh nghiệp thì việc đính thêm ảnh sẽ làm cho hồ sơ hoàn thiện hơn.
8) Bạn đã soát kỹ các lỗi chính tả chưa?
Rất nhiều bạn trẻ chưa để ý đến chi tiết này. Trong tiếng Việt, bạn cần đánh máy đúng tên các địa phương (quê quán, nơi học tập…), nhớ viết hoa đầy đủ. Cần kiểm tra lỗi chính tả với những từ “nghi vấn”. Tốt nhất là tra lại từ điển, như từ điển Việt-Anh (hay Anh-Việt). Nếu chuẩn bị CV bằng tiếng Anh, bạn đừng quên dùng chức năng soát chính tả trong Word (ít ra cũng giúp phát hiện ra một số từ ta hay đánh máy nhầm).
9) Bạn đã cung cấp danh sách người tham khảo chưa?
Không phải Nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu ứng viên phải cung cấp danh sách người tham khảo (referees) ngay ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, CV của bạn sẽ chuyên nghiệp hơn nếu bạn đưa ra danh sách 2-3 người tham khảo (họ tên, chức danh, điện thoại và email). Chú ý người tham khảo nên là những cá nhân có khả năng nhận xét về năng lực của bạn và tốt nhất nên là các chức danh quản lý (lời nhận xét sẽ có “trọng lượng” hơn). Với sinh viên mới ra trường, bạn có thể đưa tên Giáo viên chủ nhiệm, Giáo viên hướng dẫn khóa luận, Cán bộ đoàn…
Bạn nên hỏi ý kiến các cá nhân mà bạn muốn đưa vào Danh sách người tham khảo, để họ chủ động trong việc cung cấp thông tin cho nhà tuyển dụng.
10) Bạn đã ký tên ở cuối CV chưa?
Điều này có vẻ đơn giản song nhiều bạn quên không đề ngày và ký tên trên bản cứng (hard copy) của CV, nếu gửi đến Nhà tuyển dụng qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp.
Trong trường hợp gửi CV qua email, ở cuối CV bạn nên đề “Cập nhật ngày….” và họ tên. Một số ứng viên “từng trải” có thể gửi file hồ sơ (CV) ở dạng PDF (có cả chữ ký). Tuy nhiên, nếu bạn gửi hồ sơ tới một công ty tư vấn tuyển dụng (như DTK Consulting) thì mặc dù đã có “file chuẩn” ở dạng PDF, bạn nên gửi cả file Word của CV để tiện cho việc xử lý thông tin.
Chúc các bạn thành công trong quá trình tìm công việc mới.
Ths. Đào Trọng Khang
Giám đốc, DTK Consulting, 09/11/2009
www.dtkconsulting.com
Bài liên quan: Cách thức nộp hồ sơ với DTK Consulting
Tham khảo: Mẫu "Tóm tắt quá trình học tập và làm việc"
1257744283.jpg)
